Werken in een Team: maak afspraken

Vaak werk je niet in je eentje aan een project, maar in een team. In het begin denken de meeste teamleden dat het vanzelf goed blijft gaan. Vaak is dit ook zo, maar je werkt effectiever en efficiënter als je vanaf het begin duidelijke afspraken maakt. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Zo zorg je dat het goed blíj́ft gaan in je projectteam. En áls het mis gaat, dan weet je sneller hoe je een probleem binnen het projectteam kunt aanpakken, zodat het team weer op de rails staat en met een goed resultaat de eindstreep kan halen.

In dit artikel:

Technische Rollen in een Projectteam

Binnen een projectteam zijn minstens vier technische rollen aan te wijzen. Het is nuttig om af te spreken wie binnen het team welke rol op zich neemt. Iemand die een rol op zich neemt wordt verantwoordelijk voor dit gedeelte van het teamwork. Bij een klein team kan iemand meerdere rollen op zich nemen; hij of zij wordt dan dus ook verantwoordelijk voor dit gedeelte van het teamwork.

Ook bij een groter team is één persoon eindverantwoordelijke voor één rol. Als er iets mis gaat dan is hij/ zij verantwoordelijk. (Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen dat twee teamleden documentmanagement doen.)

Het is af te raden om meerdere teamleden de rol van Voorzitter op zich te laten nemen. Ook niet wisselend per week of iets dergelijks. Dit geeft onduidelijkheid in verantwoordelijkheden. (Wie is er dan verantwoordelijk voor dat het proces niet goed loopt? Dit gaat meestal niet mis van het ene moment op het andere). Een wisselende voorzitter is ook verwarrend voor de opdrachtgever.

Verwarring kan leiden tot irritatie en irritatie kan de goede verhoudingen aantasten: binnen het team en tussen het team met de buitenwereld.

Dit zijn de vier Technische Rollen in een Projectteam:

Voorzitter:
- Zorgt dat het groepsproces goed verloopt.
- Zorgt voor goede verhoudingen binnen het team en tussen het team en de ‘buitenwereld’ (de stakeholders van het team).
- Motiveert het team.
- Zorgt dat iedereen er is, zijn werk doet, etc.
- Onderhoudt contact met de opdrachtgever.
Document Manager:
- Zorgt dat er een centrale plek is waar het projectteam haar documenten bewaart (bijvoorbeeld Google Drive).
- Zorgt dat alles up-to-date is.
Tekstuele Content Manager:
- Zorgt dat er geen spel- en grammaticafouten staan in de documenten die het projectteam produceert.
- Zorgt dat de documenten goed gestructureerd zijn.
Visuele Content Manager:
- Zorgt dat alles dat het projectteam produceert, er netjes en aantrekkelijk uitziet.
- Zorgt dat de grafische huisstijl van het projectteam consequent wordt toegepast.

Zorg dat je er zeker van bent dat het duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Als de verantwoordelijkheden namelijk niet duidelijk zijn, dan kunnen teamleden van elkaar denken dat iemand ergens voor zou zorgen, terwijl niemand ervoor zorgt. (Of iemand kan zich bewust verschuilen en ‘meeliften’.)

Sancties

Doordring iedereen in het projectteam ervan dat het werken in een tem niet vrijblijvend is. Spreek van te voren af welke sanctie je iemand oplegt als hij of zij:

Verantwoordelijkheden niet nakomt.
Te laat aanwezig is bij vergaderingen of andere bijeenkomsten.
Niet aanwezig is bij vergaderingen of andere bijeenkomsten.
Slecht werk levert.
Helemaal geen werk levert.
etc.

Los problemen zelf op, binnen je team. Roep er pas iemand buiten je projectteam bij als je alles hebt geprobeerd en je er zelf écht niet uitkomt.

Bedenk sancties die je echt durft op te leggen. Leg sancties op die per overtreding zwaarder worden. Bijvoorbeeld:

Mop vertellen -> koekjes bakken -> uit het team.

Contract, overeenkomst, canvas

Maak een document waarin je beschrijft:

Wat de teamrollen inhouden en welke concrete taken erbij horen.
Wie verantwoordelijk is voor welke rol en/ of welke taken.
Welke sancties wanneer worden opgelegd.

Dit document noem je een ‘contract’ of ‘ overeenkomst’. Laat ieder teamlid elke pagina tekenen, zodat je zeker weet dat iedereen gehouden kan worden aan elke afspraak.

Naast dit document kun je ook een Team Canvas invullen. Dit is een leuke, interactieve manier om elkaar te leren kennen en als team op één lijn te komen. Zie: https://www.businessmodelinnovatie.nl/teamcanvas/

Rollen en Persoonlijkheidskenmerken

Vaak worden mensen in een team samengesteld op basis van persoonlijkheidskenmerken. Bijvoorbeeld door de teamleden een DISC-test te laten doen. Op basis van zo’n test krijgt iemand een kleur toegewezen die zijn persoonlijkheid representeert. Een optimaal team zou bestaan uit mensen met alle vier de kleuren. Helaas bestaat er nauwelijks wetenschappelijk bewijs voor het bestaan van deze persoonlijkheidsprofielen. Lees ook: Creativiteit , Whole Brain, DISC en Kolb