Rapport schrijven, voor Communicatie en Branding

Als je aan een Onderzoek- & Adviesproject begint, dan werk je vanaf het begin toe naar de rapportage. De rapportage bestaat meestal uit een rapport en/ of een presentatie. Hiermee probeer je de opdrachtgever te overtuigen van je advies (je advies is overtuigender als het gebaseerd is op goed onderzoek).

Een fout die veel mensen maken is dat ze hun onderzoek uitvoeren in dezelfde volgorde als zoals het in het rapport komt. Echter, je rapport is bedoeld om de lezer te overtuigen. Daarbij hoort een structuur die niet per se de structuur is die optimaal is voor het onderzoek. Je rapport is dus niet een soort logboek, waarin je chronologisch bijhoudt wat je hebt gedaan en wat je hebt bedacht.

Onderzoek- en Adviesrapport maken

Doe eerst onderzoek. Maak verslagen van elk gedeelte van het onderzoek. Maak ook verslagen van de analyses. (De analyses doe je op basis van de gegevens die uit je onderzoek komen.) Bij deze verslagen hoef je niet heel erg na te denken over de lengte, want ze komen in de bijlagen. Wees je bewust van het volgende:

Het Rapport groeit op de vruchtbare bodem van onderzoeksverslagen.
De Onderzoeksverslagen staan in de Bijlagen.
De Samenvatting bloeit daarna en krijgt bijna alle aandacht.
De lezer leest het in precies de omgekeerde volgorde.

Het Rapport groeit op de vruchtbare bodem van onderzoeksverslagen, die in de Bijlagen staan. De Samenvatting bloeit daarna en krijgt bijna alle aandacht.

Werk als volgt:

Maak eerst de Bijlages: verslagen van deelonderzoeken en analyses.
Schrijf het Rapport op basis van de Bijlages.
- Verwijs in je Rapport heel vaak naar de Bijlages.
Maak tenslotte een Samenvatting.

Maak het Rapport overtuigend

Het Rapport is ervoor bedoeld om de opdrachtgever te overtuigen van je Advies en je Advies zal overtuigender zijn als het duidelijk het gevolg is van degelijk onderzoek en analyse.

Enige vuistregels voor een overtuigend Rapport:

Aantrekkelijke lay-out
Goede structuur
Aantrekkelijke illustraties
Voldoende koppen en tussenkopjes
Elke uitspraak is onderbouwd, met verwijzingen naar de bron waarop de uitspraak is gebaseerd. (Deze bron kan bijvoorbeeld een boek zijn, maar ook eenbijlage bij het rapport.)

Een rapport is aantrekkelijker en overtuigender als het duidelijk jouw rapport is; laat zien dat jouw rapport geen standaardwerk is, dat je kunt downloaden of laten schrijven door AI, of door iemand anders. Maak er dus je eigen rapport van. Bijvoorbeeld: