Er zijn twee belangrijke manieren om je communicatieplan te presenteren:

1. je rapport
2. je presentatie.

Het rapport en de presentatie zijn jouw communicatiemiddelen die je geïntegreerd kan inzetten om jouw doelgroep – meestal de opdrachtgever en eventueel de docent – te overtuigen.

Overtuigen met storytelling

Traditioneel gaan we ervan uit dat een presentatie en rapport overtuigt door zoveel mogelijk feiten en gegevens te geven. Inmiddels gaan we er echter vanuit dat de gegevens kloppen (als je gegevens niet kloppen is dat een dissatisfier en zal je doelgroep afhaken en je advies afwijzen, tevens wordt jouw eigen reputatie geschaad).

Je overtuigt je opdrachtgever – en eventueel docent – door een verhaal te vertellen (natuurlijk moeten de feiten wel kloppen!). Met een verhaal raak je de doelgroep namelijk emotioneel en dat zet tot actie. Als je alleen feiten presenteert dan kan je opdrachtgever nog denken “nice to know” en zijn beleid niet aanpassen.

Confronteer de opdrachtgever bijvoorbeeld met plaatjes uit je GAP-analyse. Beelden werken namelijk meer op de emotie van mensen dan cijfers.

Al voorbereiden tijdens je onderzoek

Al tijdens je onderzoek en analyse bereid je je voor op het schrijven van je rapport en op het maken van een presentatie. Dit voorbereiden doe je bijvoorbeeld door het verzamelen van materiaal (content) dat je kunt gebruiken als illustratie in je rapport, en ook bij je presentatie.

Maak bijvoorbeeld foto’s van degenen die je interviewt – wel eerst hun toestemming vragen! – maak foto’s van exterieur en interieur van het bedrijfsgebouw. Filmpjes zijn nóg aantrekkelijker, deze kun je aan het rapport toevoegen door middel van bijvoorbeeld een dvd.

Lees meer op Communicatie KC:

• Schrijven & Presenteren