rapport schrijven

Schrijven en Presenteren van een Rapport

Er zijn twee belangrijke manieren om je communicatieplan te presenteren:

  1. je rapport
  2. je presentatie.

Het rapport en de presentatie zijn jouw communicatiemiddelen die je geïntegreerd kan inzetten om jouw doelgroep – meestal de opdrachtgever en eventueel de docent – te overtuigen.

Overtuigen met storytelling

Traditioneel gaan we ervan uit dat een presentatie en rapport overtuigt door zoveel mogelijk feiten en gegevens te geven. Inmiddels gaan we er echter vanuit dat de gegevens kloppen (als je gegevens niet kloppen is dat een dissatisfier en zal je doelgroep afhaken en je advies afwijzen, tevens wordt jouw eigen reputatie geschaad).

Je overtuigt je opdrachtgever – en eventueel docent – door een verhaal te vertellen (natuurlijk moeten de feiten wel kloppen!). Met een verhaal raak je de doelgroep namelijk emotioneel en dat zet tot actie. Als je alleen feiten presenteert dan kan je opdrachtgever nog denken “nice to know” en zijn beleid niet aanpassen.

Confronteer de opdrachtgever bijvoorbeeld met plaatjes uit je GAP-analyse. Beelden werken namelijk meer op de emotie van mensen dan cijfers.

Al voorbereiden tijdens je onderzoek

Al tijdens je onderzoek en analyse bereid je je voor op het schrijven van je rapport en op het maken van een presentatie. Dit voorbereiden doe je bijvoorbeeld door het verzamelen van materiaal (content) dat je kunt gebruiken als illustratie in je rapport, en ook bij je presentatie.

Maak bijvoorbeeld foto’s van degenen die je interviewt – wel eerst hun toestemming vragen! – maak foto’s van exterieur en interieur van het bedrijfsgebouw. Filmpjes zijn nóg aantrekkelijker, deze kun je aan het rapport toevoegen door middel van bijvoorbeeld een dvd.

Lees meer op Communicatie KC:

Advertenties

Rapport: Inhoud & Proces

Voorbeeld van Inhoudsopgave (klik hier)

Proces: hoe je de inhoud maakt

Het rapport is de bekroning op je onderzoek: gedurende je onderzoek verzamel je veel informatie, hiervan maak je verslagen, en op basis daarvan schrijf je je rapport.

De verslagen van je deelonderzoeken vormen de basis voor je bijlagen. Elke deelvraag kan leiden tot een deelonderzoek. Vul de bijlagen aan met Theoretisch Kader en Onderzoeksontwerp. Als je bijlagen compleet zijn, dan heb je alle informatie die je nodig hebt om een rapport te schrijven. Het rapport is een leesbare, aantrekkelijke en overtuigende tekst. In je rapport breng je de samenhang die in de bijlagen ontbreekt.

Het rapport is als een plantje dat groeit op een voedingsbodem, en de voedingsbodem wordt gevormd door de bijlagen. Goed onderzoek leidt tot een goede voedingsboden voor een goed rapport.

Inleiding schrijven

Na de Samenvatting is de Inleiding waarschijnlijk het eerste dat de lezer van je rapport gaat lezen. In de Inleiding maak je persoonlijk contact met de lezer. Hoewel je Inleiding niet zo persoonlijk is als je Voorwoord. In je Voorwoord bedank je namelijk mensen die je geholpen hebben en vertel je over de uitdagingen en kansen die je persoonlijk hebt gekregen door dit Onderzoek- & Adviesproject uit te voeren. Je Voorwoord kun je dan ook pas achteraf schrijven. Het Voorwoord is als het woordje dat de regisseur geeft vóór dat het doek wordt opengetrokken voor het toneelstuk dat zich gaat afspelen.

Terug naar de Inleiding. In de Inleiding maak je persoonlijk contact met de lezer en je zorgt dat hij gemotiveerd wordt om verder te lezen. Dit is als het opentrekken van het doek voor het toneel: zorg dat de lezer meteen op het puntje van zijn stoel zit. Vervolg je Inleiding met een korte beschrijving van het probleem zoals de opdrachtgever dit aan jou vertelde. Waarschijnlijk kun je hiervoor veel kopiëren uit je verslag uit de vorige stap. Geef ook de Voorlopige Probleemstelling en Voorlopige Doelstelling.

Wat moet er in de Inleiding?

Je Inleiding moet de volgende onderdelen bevatten:

  • Eerste alinea en een openingszin die motiveren om verder te lezen.
  • Jouw persoonlijke betrokkenheid met het onderwerp en de opdrachtgever: hoe ben je op het idee gekomen om je onderzoek te doen naar dit onderwerp / voor deze opdrachtgever. Hoe ken je de opdrachtgever?
  • Probleem gezien door opdrachtgever.
  • Voorlopige probleemstelling
  • Voorlopige doelstelling

Tips voor eerste alinea en openingszin

Je kunt je inleiding zakelijk of meer poëtisch openen. Welke manier je kiest hangt af van jouw smaak, de smaak van de lezer waarvoor je schrijft en van het onderwerp waarover je rapport gaat.

Bij een zakelijke opening geef je uitleg van onderwerp / kernbegrip van je rapport. Bijvoorbeeld: ‘Omega 3 is cruciaal voor het herstel en de opbouw van spieren, maar zware sporters en vegetariërs hebben supplementen nodig om er voldoende van binnen te krijgen. Meestal worden supplementen kunstmatig geproduceerd op basis van aardolie. Bedrijf X heeft echter een natuurlijk alternatief en gebruikt hiervoor algen. Aan mij de taak om te adviseren hoe Bedrijf X dit het best op de markt kan brengen, zoals: direct aan consumenten, of via beïnvloeders zoals de detailhandel, onder een nieuw merk of gebruik makend van een bestaand merk?’

Voor een pakkende, meer poëtische opening geven Schie e.a. de volgende suggesties:

  • Een interessante anekdote
  • Een recent algemeen bekend nieuwsfeit (maar pas op: is het nog nieuws als je rapport klaar is?)
  • Een actueel feit dat te maken heeft met de organisatie van je opdrachtgever
  • Een algemene waarheid
  • Een spreekwoord of gezegde
  • Een rake uitspraak, bij voorkeur van een bekend persoon
  • Een relevante suggestie of vraag aan de lezer: ’Stel, dat…’ of ‘Hoe zou u het vinden als…?’
  • Een retorische vraag: ‘Wat moet de wereld zonder…?’  (Schie e.a. 2016)

Denk ook aan het openen van de Inleiding met een vraag aan de lezer. Zoals:

  • “Heeft u wel eens gehoord van…?”;
  • “Weet u nog wat …is?”;
  • “Bent u wel eens bij … geweest?”;
  • “Kent u dat gevoel van …?”

Tip: Zoek voor een rake uitspraak bijvoorbeeld een quote op wisdomquotes.com.

Onderwerpen in de Inleiding, volgens Steehouwer en volgens Janssen

Onderwerp in Inleiding, volgens:Steehouwer ea, 2012, p282-285Janssen ea, 2012, p500
Opening: lezer motiveren om te gaan lezen.X
Doel dat je met het rapport zelf wilt bereikenX
Aanleiding/ achtergrond van het onderzoek.X
OnderzoeksvraagX
Onderzoekskader: wat is onderzocht, hoe, bij wie?X
Leeswijzer: hoe ziet de rest van de tekst eruit? / VooruitblikXX

Geef verder aan:

Bronnen:

  • Janssen, Daniël e.a. (2012) Zakelijke Communicatie voor professionals; Noordhoff, Groningen
  • Steehouwer, M. e.a (2012) Leren Communiceren; Noordhoff, Groningen

Management Summary/ Samenvatting

Samenvatting is het eerste dat de lezer leest, hierop baseert hij zijn eerste indruk. Zorg dus dat die goed is. Maak een goed kloppende verhaal van je samenvatting (en zorg dat je al in de samenvatting positief scoort op de beoordelingscriteria). Neem daarna je rapport door en zorg dat het verhaal uit je samenvatting makkelijk herkenbaar is in je rapport.

Je advies is het belangrijkste, want de opdrachtgever wil vooral weten wat hij concreet moet doen om zijn probleem op te lossen. Vat je advies bijvoorbeeld samen in een bullet-list van ongeveer vijf punten.

Onderwerpen in de samenvatting:

  • Aanleiding van rapport
  • Probleemstelling
  • Oplossingen
  • Argumenten rond de oplossingen
  • Belangrijkste conclusies & aanbevelingen
    (naar Grit 2011, p167)

Wat moet er in je Management Summary/ Samenvatting? In de tabel hieronder vind je de onderwerpen die er volgens Steehouwer en volgens Janssen in moeten.

Onderwerp in Management Summary, volgens:Steehouwer ea, 2012, p277Janssen ea, 2012, p505
Thema / Wat heb je onderzocht?XX
Aanleiding / Waarom heb je dat onderzocht?XX
Conclusies & AanbevelingenXX
Motivatie / Hoe heb je dat onderzochtXX
Consequenties van aanbevelingen: kosten, maatregelen, effecten.X

Bovenstaand overzichtje is gemaakt op basis van:

  • Janssen, Daniël e.a. (2012) Zakelijke Communicatie voor professionals; Noordhoff, Groningen
  • Steehouwer, M. e.a (2012) Leren Communiceren; Noordhoff, Groningen

Voorwoord

Wat moet er in je voorwoord? In de tabel hieronder vind je de onderwerpen die er volgens deskundigen in moeten.

Onderwerp in Voorwoord, volgens: Steehouwer ea, 2012, p278 Janssen ea, 2012, p505
Voor wie het rapport bedoeld is.  X
Hoe het rapport tot stand is gekomen.  X
Wat jou tot het onderzoek heeft gebracht. / Aanleiding, persoonlijke motivatie.  X  X
Wie je wil bedanken (opdrachtgevers, begeleiders, respondenten, informanten)  X  X

Bronnen:

  • Janssen, Daniël e.a. (2012) Zakelijke Communicatie voor professionals; Noordhoff, Groningen
  • Steehouwer, M. e.a (2012) Leren Communiceren; Noordhoff, Groningen