De samenvatting moet als zelfstandige tekst/ document leesbaar zijn en daarmee moet de lezer volledig op de hoogte worden gebracht van de essentie van het rapport.

Bij een Onderzoek- en Adviesrapport moet in je Samenvatting staan:

• Over Welk Merk/ Bedrijf/ Organisatie gaat het?
• Wat is het Probleem/ Aanleiding? (Eventueel ook: Wat is de oorzaak van het Probleem?)
• Hoe heb je het Probleem nader Onderzocht?
• Wat zijn de belangrijkste Resultaten & Conclusies uit je Onderzoek?
• Wat moet de opdrachtgever gaan doen: wat zijn je belangrijkste Adviezen? (Eventueel ook: Hoe moet hij dit gaan doen?)

Zie ook: W’s.

Je Samenvatting is het eerste dat de lezer leest, hierop baseert hij zijn eerste indruk. Zorg dus dat die goed is. Maak een goed kloppend verhaal van je samenvatting (en zorg dat je al in de samenvatting positief scoort op beoordelingscriteria). Neem daarna je rapport door en zorg dat het verhaal uit je samenvatting makkelijk herkenbaar is in je rapport.

De samenvatting is bovendien vaak het enige dat gelezen wordt van je rapport. Zorg dus dat het een goed leesbaar verhaal is dat de lezer kan begrijpen zonder de rest van het rapport te lezen. Wat is de kernboodschap die je wilt overbrengen? Antwoord: de hoofdpunten uit het advies. Die moeten er dus in! Vat je advies bijvoorbeeld samen in een bullet-list van ongeveer vijf punten.

Wek de interesse van de lezer door meteen aan het begin het dilemma duidelijk te maken: wat is het probleem en wat kun jij bijdragen aan de oplossing?

TIP: schrijf de samenvatting al voordat je rapport klaar is. Zo krijg je een rode draad: wat is de essentie van wat je wilt vertellen? In je rapport kun je hierop dan dieper ingaan.

Lees ook: Storytelling -> Storytelling in je Samenvatting

Onderwerpen in de samenvatting:

• Aanleiding van rapport
• Probleemstelling
• Oplossingen
• Argumenten rond de oplossingen
• Belangrijkste conclusies & aanbevelingen
  (naar Grit 2011, p167)

Beoordeel je Samenvatting

Met onderstaande rubric kun je je samenvatting beoordelen en verbeteren.

	Onvoldoende	Matig	Voldoende	Goed	Zeer Goed
Samenvatting	Een serieuze Samenvatting ontbreekt.	Samenvatting geeft niet de hoofdpunten van het rapport helder weer.	Samenvatting is als zelfstandige tekst prima te begrijpen.	Als ‘Voldoende’, plus: -hoofdpunten van het advies zijn concreet gemaakt.	Als ‘Goed’, plus: -overtuigende onderbouwing van advies.

Anderen over Management Summary / Samenvatting

In de tabel hieronder vind je de onderwerpen die er volgens Steehouwer en volgens Janssen in moeten.

Onderwerp in Management Summary, volgens:	Steehouwer ea, 2012, p277	Janssen ea, 2012, p505
Thema / Wat heb je onderzocht?	X	X
Aanleiding / Waarom heb je dat onderzocht?	X	X
Conclusies & Aanbevelingen	X	X
Motivatie / Hoe heb je dat onderzocht	X	X
Consequenties van aanbevelingen: kosten, maatregelen, effecten.	X

Bovenstaand overzichtje is gemaakt op basis van:

• Janssen, Daniël e.a. (2012) Zakelijke Communicatie voor professionals; Noordhoff, Groningen
• Steehouwer, M. e.a (2012) Leren Communiceren; Noordhoff, Groningen