Tagarchief: advies

Stappenplan Onderzoek & Adviesrapport, voor een Communicatieplan

Hieronder vind je de volgende stappen:

  • Stap 1. Voorlopig Advies
  • Stap 2. Analyse & Theorie
  • Stap 3. Onderzoeksmethodes
  • Stap 4. Onderzoek
  • Stap 5. Resultaten
  • Stap 6. Conclusies
  • Stap 7. Reflectie
  • Stap 8. Advies
  • Stap 9. Rapportage

Terug naar: Plannen

Vooraf:

  • Maak eerst een planning: wanneer wil je welke stap klaar hebben; begin bij de deadline en plan zo van achter naar voren.
  • Maak voor elk van de volgende stappen een afzonderlijk document en voeg deze aan het einde samen.

strokenplanning

Stap 1. Voorlopig Advies

  • ZO model EffectZet de onderdelen van het campagneplan onder elkaar en vul alvast in zover je kunt, zo kom je snel op gang. Dit wordt het hoofdstuk over Advies, met paragrafen voor elk onderdeel van het communicatieplan.
    • Dit is slechts een eerste schets! Zo’n schets is nuttig, omdat je meestal meteen aan oplossingen denkt en die krijgen zo een plaats, bovendien krijg je zo een globaal overzicht van wat er allemaal in je plan moet. Wat ook belangrijk is: je kunt hiermee meteen beginnen.
    • Vul elk onderdeel in zover je kunt: als je weinig of niets weet of kunt bedenken, dan vul je weinig of niets in.
    • Begin bij Doelstelling en Doelgroep (bedenk vervolgens hoe je de doelstellingen bij de doelgroepen kunt bereiken, met de andere onderdelen).
    • Gedurende het onderzoek zul je nieuwe informatie en nieuwe ideeën krijgen, waardoor je het Advies / Plan steeds beter kunt maken en beter kunt onderbouwen.
  • Bewaar deze eerste schets en zet hem in de Bijlages, zo kan de lezer zien wat onderzoek & analyse hebben opgeleverd.

771px-rembrandt_harmensz-_van_rijn_007Stap 2. Analyse & Theorie

  • 2a. Dit wordt het hoofdstuk over Analyse, met paragrafen voor elk onderdeel van het communicatieplan.
    • Begin met het beschrijven van de opdracht zoals je die van de opdrachtgever hebt gekregen. Welk probleem ziet hij? Wat is het probleem achter het probleem?
    • Klik vervolgens op de onderdelen van het campagneplan en lees deze. Analyseer elk onderdeel en bedenk wat je van elk onderdeel verder moet onderzoeken. Voor je analyses heb je namelijk informatie nodig, en die informatie krijg je door onderzoek te doen. Je kunt deze informatiebehoefte samenvatten in onderzoeksvragen.
    • Onderzoeksvragen kun je onderverdelen in deelvragen en sub-deelvragen. Deelvragen horen bij de verschillende onderdelen van je ‘kapstokmodel’ (zie 2b). Sub-deelvragen kun je gebruiken om informatie te krijgen voor de deelvragen.
    • Vertaal nu de opdracht van de opdrachtgever naar een probleem dat je kunt oplossen met een Communicatieplan, baseer dit duidelijk op de voorgaande analyse. Het is handig om dit samen te vatten in een paragraaf over de probleemsituatie.
    • Vat de probleemsituatie samen in één zin: de Probleemstelling.
    • Zet de deelvragen op een rijtje.
    • Meestal is het niet nodig om de sub-deelvragen ook te herhalen. Ten eerste wordt het er niet overzichtelijker door. Ten tweede hebben jij en de betrokkenen dan de neiging om gedurende het hele project alle deelvragen te willen beantwoorden, terwijl het vaak nuttiger is om wél de grote lijn aan te houden (= beantwoorden van de deelvragen), maar de invulling ervan kun je bijschaven (dan moet je dit wel kloppend maken met je hoofdstuk over theorie!).
  • Lasswell model
    Lasswell’s verbale Communicatiemodel

    2b. Tegelijk met het document over je Analyse, beschrijf je in een afzonderlijk document de theorieën, modellen, concepten die je voor je analyses gebruikt. Dit wordt het hoofdstuk over Theorie.

    • Lasswell’s model is hier een kapstokmodel: andere theorieën, modellen en concepten worden gebruikt om verdere invulling te geven aan de afzonderlijke onderdelen van het kapstokmodel.
    • In dit hoofdstuk leg je dus de theorieën, modellen en concepten uit, je past ze niet toe; dit toepassen doe je namelijk in het hoofdstuk over Analyse en bij volgende hoofdstukken.

Stap 3. Onderzoeksmethodes

  • Dit wordt het hoofdstuk over Onderzoeksmethodes, met paragrafen voor elk onderdeel van het communicatieplan.
    • In de vorige stap heb je bedacht wat je moet onderzoeken: welke informatie je nodig hebt. In deze stap ga je bedenken hoe je dit allemaal gaat onderzoeken: welke bronnen en onderzoekseenhedes je gaat ontsluiten met welke methodes. Hierbij is het belangrijk dat je aangeeft waarom een bepaalde methode het beste is om een bron of onderzoekseenheid te ontsluiten.
    • Je kunt onderbouwen waarom je voor een bepaalde methode kiest door bijvoorbeeld een tabel te maken met kolommen voor: Wat, Welke bronnen en onderzoekseenheden, Welke methodes, Waarom deze methode.
    • Beschrijf elke methode die je wilt toepassen. Reflecteer op de voordelen en nadelen, ga hierbij vooral in op betrouwbaarheid en validiteit. Concludeer in hoeverre deze methode het beste is in deze situatie, om de benodigde informatie te verzamelen.

vergrootglasStap 4. Onderzoek

  • Voer het onderzoek uit. Deze stap kost de meeste tijd! Het kan geen kwaad om hiervoor een afzonderlijke planning te maken.

Stap 5. Resultaten

  • Maak een verslag van de resultaten het onderzoek. Dit wordt het hoofdstuk over de Resultaten, met paragrafen voor elk onderdeel van het communicatieplan.
    • Maak tussenconclusies na elke deelvraag (een deelvraag correspondeert met een onderdeel van het communicatieplan). De gegevens die je verzamelt betekenen namelijk op zichzelf niets, dus geef aan wat de resultaten betekenen door de gegevens te analyseren met de theorie, modellen, concepten.
    • Zorg ervoor dat je al tijdens je onderzoek aansprekend materiaal verzamelt, zoals quotes en foto’s / video’s van degenen van wie de quotes zijn. (Vraag hen wel toestemming om dit materiaal te gebruiken in je rapport en presentatie!)
    • Bewaar ook beeldmateriaal dat je hebt geanalyseerd en de bijbehorende analyseverslagen, doe deze in de Bijlages en verwijs ernaar. Hetzelfde geldt voor analyses van producten, interieurs, etc.

Stap 6. Conclusies

  • Trek conclusies uit de Onderzoeksresultaten. Een conclusie is méér dan een samenvatting! In een samenvatting komt namelijk geen nieuwe informatie, een samenvatting is slechts een herhaling van de hoofdpunten uit je onderzoek. In je Conclusie voeg je hieraan je eigen interpretatie toe; het is aan te raden om bij deze interpretatie gebruik te maken van de theorieën, modellen en concepten uit je hoofdstuk over Theorie. Dit wordt het hoofdstuk over Conclusies.
    • Eventueel kun je de tussenconclusies (zie vorige stap) hier herhalen en er een eindconclusie aan toevoegen.

Stap 7. Reflectie

  • Bediscussieer wat er goed en minder goed is gegaan tijdens het onderzoeksproces.
    • Beschrijf of dit de betrouwbaarheid en / of de validiteit van je Onderzoek heeft aangetast, en zo ja: hoe. Beschrijf ook hoe dit de waarde en de bruikbaarheid van je Advies aantast.
    • Beschrijf wat je een volgende keer weer net zo goed wilt doen als deze keer en hoe je daarvoor gaat zorgen. Idem: wat je de volgende keer beter wilt doen en hoe je daarvoor gaat zorgen.

11809209-innovative-lamp-big-idea-stock-vector-idea-bulb-lightStap 8. Advies

  • In Stap 1 heb je al een eerste schets gemaakt voor je Advies. Tijdens het project heb je waarschijnlijk dit Advies steeds aangepast en bijgeschaafd. Nu is het tijd om je definitieve Advies te schrijven, dit moet duidelijk gebaseerd zijn op het onderzoek en de conclusies.
    • Je Advies is duidelijker gebaseerd op de voorgaande hoofdstukken als elk hoofdstuk is verdeeld in paragrafen die overeenkomen met de onderdelen van een communicatieplan en als deze onderdelen ook vóórkomen in je Advies.
    • Je Advies is dan een Communicatieplan dat jij adviseert. Maak dit zo concreet mogelijk, dus inclusief adviezen over Communicatie op Operationeel Niveau.
    • Had je dit Advies ook kunnen geven zonder Onderzoek en Analyse? Zo ja, dan is dit Advies niet zo goed, want waarschijnlijk niet specifiek voor deze situatie; een vergelijkbaar advies had je ook kunnen geven bij een andere opdracht.
    • Als je jouw Onderzoeksresultaten aan iemand anders had gegeven, was hij / zij dan met dezelfde oplossing gekomen? Zo ja, dan is jouw oplossing waarschijnlijk niet zo creatief en niet specifiek voor jou. (Bijna iedereen kan onderzoek doen en onderbouwde conclusies trekken, als het onderzoek betrouwbaar en valide is, dan komt iedereen ongeveer met dezelfde resultaten. Jouw toegevoegde waarde zit hem in de creativiteit van de oplossing, die uniek is voor jou.)
    • Geef een aantal varianten (opties: meer of minder middelen) van je plan en geef aan hoe dit de prijs (budget, offerte) en effectiviteit beïnvloedt.
    • Bespreek je Advies met je opdrachtgever (of presenteer je Advies aan de opdrachtgever), vóórdat je het rapport definitief maakt. Geef in je rapport aan in hoeverre de opdrachtgever van plan is om je advies over te nemen, of al aan het uitvoeren is. Zo geef je namelijk het draagvlak en de praktische waarde aan en dat is een pluspunt voor je werk.

Stap 9. Rapportage

  • De voorgaande stappen hebben diverse documenten opgeleverd, voeg deze samen. En maak er een Rapport van. Let hierbij op het volgende:
    • Verticale consistentie: wat in een hoofdstuk staat moet kloppen bij wat in een ander hoofdstuk staat. Ook moet de vormgeving van de verschillende hoofdstukken hetzelfde zijn. Tevens moet de schrijfstijl in alle hoofdstukken hetzelfde zijn. Als verschillende teamleden verschillende onderdelen maken, dan is het maken van een rapport dus meer dan een (virtueel) nietje door de verschillende delen slaan! Zorg voor een sterke redactie op vormgeving en stijl!
    • Horizontale consistentie: redeneringen en onderbouwingen binnen een stukje tekst moeten altijd gegeven worden én ze moeten kloppen.
    • Je rapport is pas af als je het inlevert, daarvóór kun je nog bijschaven aan de consistentie.

Zo Schrijf Je Een Rapport
Klik & Bestel
Advertenties

Hoe outside-in is jouw oplossing?

checklistJe hebt een communicatieplan bedacht en waarschijnlijk presenteer je dit als advies aan je opdrachtgever. Je advies is dus dat je opdrachtgever dit communicatieplan gaat uitvoeren. Dit zie jij als de beste oplossing om zijn organisatieprobleem op te lossen. Verderop staat hoe je kan checken in welke mate je oplossing inside-out of outside-in is.

Nu is het zo dat een merk rekening moet houden met meerdere belangen, diverse partijen moeten het merk een warm hart toedragen. De tijd dat een merk zijn wil kan opleggen aan haar omgeving is namelijk voorbij. Vandaar dat jij als communicatiedeskundige kan helpen om het merk te laten communiceren met haar omgeving, in plaats van alleen maar te zenden. Door een dialoog op gang te houden vergoot het merk haar draagvlak.

Daarom is het interessant om te checken hoe outside-in jouw oplossing is. Jij en je opdrachtgever denken namelijk meestal inside-out. Beantwoord daarom de volgende vragen om snel een idee te krijgen of je oplossing vooral inside-out, of vooral outside-in is:

  • Ali
    bron: openclopart.org

    Lost deze oplossing vooral het probleem van de opdrachtgever / het merk op?

    • Zo ja, dan is de oplossing vooral inside-out.
    • Het gevaar bestaat dat ze de sympathie van stakeholders verliest.
  • Lost deze oplossing vooral een probleem van de ontvanger op? (Welk probleem van de ontvanger lost het op?)
    • Zo ja, dan is de oplossing vooral outside-in en heeft ze veel kans de sympathie van stakeholders te behouden.
    • Het gevaar bestaat dat het merk zichzelf helemaal wegcijfert, alléén maar aan het belang van de doelgroep denkt en haar eigen belang helemaal uit het oog verliest, dit kan haar voortbestaan bedreigen.
    • ls012786Zorg dus voor een balans tussen outside-in en inside-out.

Outside-in gaat verder dan ‘doelgroep-gericht denken’

Outside-in denken gaat verder dan ‘doelgroep-gericht denken’. Als je namelijk doelgroep-gericht denkt, dan denk je vanuit jezelf – of je merk – gericht op de doelgroep. Je gebruikt dan de doelgroep om het probleem van het merk op te lossen.

Het merk maakt bijvoorbeeld niet genoeg winst, en om dit probleem op te lossen moet jouw communicatieplan ervoor zorgen dat de doelgroep meer geld aan het merk gaat uitgeven. Dit is niet per se in het belang van de doelgroep, maar als je je niet richt op de doelgroep dan zal je plan niet zo effectief zijn.

‘Doelgroep-gericht denken’ betekent dat je een oplossing bedenkt, die zo goed mogelijk inspeelt op wensen, behoeften van de ontvanger. En ook op zijn zwakheden, zoals verslaving en emoties waarop de ontvanger geen greep heeft.

Bij puur outside-in denken zou je moeten beginnen bij het inleven in de doelgroep, ga in de schoenen staan van de ontvanger. Wat wil hij, welke problemen heeft hij? Wat kan het merk eraan doen om ervoor te zorgen dat de ontvanger zijn doel bereikt, of dat zijn problemen worden opgelost?

Check hoe outside-in jouw oplossing is

Hieronder staat een aantal stellingen. Als de eerste stelling klopt voor jouw oplossing dan is je oplossing vooral inside-out gedacht en bestaat het gevaar dat het merk draagvlak verliest. Als de laatste stelling het beste klopt voor jouw oplossing dan is je oplossing vooral outside-in gedacht, je merk zal dan draagvlak behouden, maar het gevaar bestaat dat ze haar eigen belang helemaal uit het oog verliest.

checklistDeze oplossing lost…

  1. … alleen het probleem van het merk op. ⇒ puur inside-out.
  2. … vooral het probleem van het merk op.
  3. … het probleem van het merk op door zich te richten op de ontvanger (met zijn wensen, behoeften en zwakheden).
  4. … vooral het probleem van de ontvanger op.
  5. … alleen het probleem van de ontvanger op. ⇒ puur outside-in.

Je kunt zélf kiezen welke stelling het beste past bij een oplossing, maar dit is natuurlijk een nogal subjectieve keuze. Je kunt meer objectief vaststellen in welke mate de oplossing inside-out of outside-in is, door ook aan anderen de oplossing voor te leggen en te laten bepalen welke stelling volgens hen het beste past.

Denk hierbij vooral aan de opdrachtgever en aan de doelgroep.

Onderzoek, advies en rapport

In je vooronderzoek breng je de bestaande situatie globaal in kaart d.m.v. desk-research en trek je een voorlopige conclusie over de gewenste situatie en hoe je daar kunt komen (advies). Dit bespreek je met de opdrachtgever (bijvoorbeeld in een debriefing). Daarna doe je het hoofdonderzoek bestaande uit kwalitatief en kwantitatief onderzoek. Het communicatieplan beschrijf je in een rapport, daarin staan de onderdelen van Communicatieplan, aangevuld met: voorwoord, management summary, inhoudsopgave, inleiding plus bronnenlijst en bijlagen.

Advies: Bestaande Situatie -> Gewenste Situatie

Sit1 Adv Sit2

In je strategisch communicatieplan werk je toe naar een Advies – vaak in de vorm van een Campagneplanen bijbehorend Implementatieplan, waarin je beschrijft hoe de Bestaande situatie kan veranderen in de Gewenste situatie.

Je doet eerst Onderzoek naar de bestaande situatie (d.m.v. Interne Analyse & Externe Analyse) en de gegevens uit dit onderzoek Analyseer je, hiermee kun je de bestaande situatie beschrijven.

Als je de bestaande situatie hebt beschreven kun je een Conclusie trekken (d.m.v. Confrontatie Intern – Extern) over wat eraan verbeterd kan worden, ofwel hoe de Gewenste situatie eruit moet zien. De “rode woorden” in bovenstaand figuur verwijzen naar teksten in je rapport en/ of bijlagen.

Probleemsituatie & Probleemstelling

De probleemsituatie is de situatie die ontstaat bij ongewijzigd beleid. Dit wordt vaak de  bestaande situatie (Ist) of ongewenste situatie genoemd. Deze kan je samenvatten in de probleemstelling.

 

Ben een Sparringpartner

Neem niet klakkeloos aan wat je opdrachtgever als probleem aandraagt. Denk mee en biedt tegenspel (tegenspel gebaseerd op goede argumenten en daarvoor helpt een goed theoretisch kader).

Twee weten namelijk meer dan één en als jij niet meedenkt dan komt de opdrachtgever niet verder dan waar hij zonder jou aan had gedacht.

Jouw onbevangen blik

Het aanpakken van een communicatieprobleem begint met het formuleren van het probleem door de opdrachtgever. Hij vraagt jou dus om te helpen het probleem op te lossen. Je kan hem al enorm helpen doordat je met een frisse, onbevangen blik tegen het probleem aankijkt.

Stel je dus op als sparringpartner, zo reageren de opdrachtgever en jij op elkaar en zetten jullie steeds een stapje verder. Als je alleen maar uitvoert wat de opdrachtgever zegt, dan lijkt dit meer op hinkelen: je gebruikt alleen de ‘voet’ (hersens) van de opdrachtgever en niet die van jou.

Als je niet meedenkt dan is dat een gemiste kans: je had de opdrachtgever kunnen helpen door ook jouw hersens te gebruiken.