Formele vs. Informele Communicatie

Bij communicatie denken we meestal aan formele communicatie: de media en evenementen die de communicatiedeskundige organiseert en waarvoor een organisatie betaalt. Maar – sociale wezens als we zijn – communiceren mensen sowieso. Of je nou iets organiseert of niet.
Mensen zenden en ontvangen bewust en onbewust. Dat doen ze ook over, met en aan de organisatie. Dat doen ze uit zichzelf, omdat ze dat zelf willen. Ze zeggen en denken wat ze zelf willen.
Als communicatiedeskundige kun je deze spontante, informele communicatie hoogstens bijsturen, met media en evenementen. Maar dit komt bovenop – of naast – de niet-georganiseerde communicatie.

Kortom

Formele communicatie: communicatie d.m.v. de media en evenementen die de communicatiedeskundige organiseert en waarvoor een organisatie betaalt.

Informele communicatie:  communicatie waarbij mensen zenden en ontvangen uit zichzelf, omdat ze dat zelf willen, hierbij houden ze zich niet aan hiërarchische structuren van een organisatie.

Als communicatiedeskundige moet je de formele communicatie regelen en de informele communicatie sturen.

Interne communicatie

Bij interne communicatie wordt het verschil tussen formele en informele communicatie extra duidelijk. Want bij interne communicatie denken veel mensen aan informatiestromen via de hiërarchische lijnen van het organogram:

  • Verticaal
  • Horizontaal
  • Diagonaal
  • Parallel
Formele informatiestromen in een organisatie.

FIGUUR: Formele informatiestromen in een organisatie.

Informele communicatie belangrijk voor interne communicatie

Voor interne communicatie is informele communicatie belangrijk, want professionele interne communicatie is onder andere gericht op het creëren van een wij-gevoel. Dit gevoel kun je niet dwingen, dit ontstaat min of meer spontaan door informele communicatie (je kan het wel stimuleren door evenementen te organiseren, waardoor medewerkers samen iets meemaken en er dus een gemeenschappelijke beleving ontstaat).

Kritische noot

Er zijn twee kanttekeningen te zetten bij het voorgaande. Ten eerste zenden en ontvangen mensen spontaan en met wie ze willen, ongeacht de hiërarchie. Hierbij zijn verschillende structuren denkbaar, zoals:

  • Wielstructuur
  • Cirkelstructuur
  • Open-kringstructuur
  • Kettingstructuur (Keuning, 1993 p216)
Communicatie structuren

FIGUUR: Informele Communicatie structuren

Ten tweede is communicatie meer dan zenden en ontvangen van informatie. Vooral bij interne communicatie is het belangrijk om communicatie ook te zien als gemeenschappelijk maken, groep-vorming.

Communicatie, cultuur, identificatie

Op de langere termijn kan het zenden en ontvangen van informatie namelijk leiden tot een gemeenschappelijke beleving van de werkelijkheid. Hierdoor ontstaan gemeenschappelijke normen en waarden, en een organisatiecultuur. Zo’n cultuur houdt de groep bij elkaar. Ook zorgt dit voor identificatie en betrokkenheid van de medewerkers.
Bijvoorbeeld: een bedrijf wordt overgenomen door een ander bedrijf, medewerkers gaan dan ineens werken bij een ander bedrijf. Een bedrijf waarmee ze zich niet identificeren. Misschien was het zelfs een concurrent waartegen ze zich juist afzetten.
Alleen communiceren via de formele hiërarchische lijnen is dan niet genoeg om medewerkers te motiveren. Informeel zal er sowieso veel geklaagd en geroddeld worden. Dit is niet te verbieden, maar je kan het informele circuit wel de wind uit de zeilen nemen. Namelijk door de juiste informatie op de juiste manier te verstrekken. Anders schieten de informele praatjes als paddenstoelen uit de grond.

Zie ook:

Advertenties

2 comments

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s