“Informele communicatie binnen de organisatie verloopt niet langs vastgelegde communicatiestructuren.” – Wil Michels, 2019, p115

Bij communicatie denken we meestal aan formele communicatie: de media en evenementen die de communicatiedeskundige organiseert en waarvoor een bedrijf betaalt. Maar – sociale wezens als we zijn – communiceren mensen sowieso: informeel. Of je nou iets organiseert of niet. Als medewerkers het gevoel hebben dat er niet voldoende betrouwbare formele informatie is, dan voorzien ze zichzelf van informatie, in de vorm van roddels en geruchten, via het informele circuit. (Bijpassende theorie: Mycelium-model.)

Het is onmogelijk om niet te communiceren.

Mensen zenden en ontvangen bewust en onbewust. Dat doen ze ook over, met en aan de organisatie. Dat doen mensen uit zichzelf, omdat ze dat zélf willen. Ze zeggen en denken wat ze zélf willen. Een bedrijf kan dit hoogstens bijsturen met formele communicatie.

Als communicatiedeskundige kun je deze spontane, informele communicatie bijsturen, met media en evenementen. Maar dit komt bovenop – of naast – de niet-georganiseerde informele communicatie.

Kortom

• Formele communicatie: communicatie d.m.v. de media en evenementen die de communicatiedeskundige organiseert en waarvoor een bedrijf betaalt.
• Informele communicatie:  communicatie waarbij mensen zenden en ontvangen uit zichzelf, omdat ze dat zélf willen, hierbij houden ze zich niet aan hiërarchische structuren van een bedrijf.
• Als communicatiedeskundige moet je de formele communicatie regelen en kun je de informele communicatie bijsturen.

Interne communicatie

Bij interne communicatie wordt het verschil tussen formele en informele communicatie extra duidelijk. Want bij interne communicatie denken veel mensen aan informatiestromen via de hiërarchische lijnen van het organogram:

• Verticaal
• Horizontaal
• Diagonaal
• Parallel

Informele communicatie belangrijk voor interne communicatie

Voor interne communicatie is informele communicatie belangrijk, want professionele interne communicatie is onder andere gericht op het creëren van een wij-gevoel. Dit gevoel kun je niet dwingen, dit ontstaat min of meer spontaan door informele communicatie (je kan het wel stimuleren door evenementen te organiseren, waardoor medewerkers samen iets meemaken en er dus een gemeenschappelijke beleving ontstaat).

De (sub-)cultuur binnen een organisatie of afdeling kun je proberen bij te sturen door er een formele Identiteit (Branding) aan toe te voegen. Meer hierover: Identity en Branding versus Cultuur.

Informele communicatie-structuren

Mensen zenden en ontvangen dus spontaan en met wie ze willen, ongeacht de hiërarchie. Hierbij zijn verschillende structuren denkbaar, zoals:

• Wielstructuur
• Cirkelstructuur
• Open-kringstructuur
• Kettingstructuur (Keuning, 1993 p216)

Communicatie is meer dan zenden en ontvangen

Communicatie is meer dan zenden en ontvangen van informatie. Vooral bij interne communicatie is het belangrijk om communicatie ook te zien als gemeenschappelijk maken, groep-vorming: Commun-icatie.

Communicatie, cultuur, identificatie

Op de langere termijn kan het zenden en ontvangen van informatie leiden tot een gemeenschappelijke beleving van de werkelijkheid. Hierdoor ontstaan gemeenschappelijke normen en waarden, en een organisatiecultuur. Zo’n cultuur houdt de groep bij elkaar. Ook zorgt dit voor identificatie en betrokkenheid van de medewerkers.

Bijvoorbeeld: een bedrijf wordt overgenomen door een ander bedrijf, medewerkers gaan dan ineens werken bij een ander bedrijf. Een bedrijf waarmee ze zich niet identificeren. Misschien was het zelfs een concurrent waartegen ze zich juist afzetten.
Alleen communiceren via de formele hiërarchische lijnen is dan niet genoeg om medewerkers te motiveren. Informeel zal er sowieso veel geklaagd en geroddeld worden. Dit is niet te verbieden, maar je kan het informele circuit wel de wind uit de zeilen nemen. Namelijk door de juiste informatie op de juiste manier te verstrekken. Anders schieten de informele praatjes als paddenstoelen uit de grond.

Zie ook:

• De illusie van de  cascade, Erik Reijnders
• Koeleman, Huib (2012) Interne communicatie als management instrument, zesde druk; Kluwer.
• Mycelium model