Het Budget is de hoeveelheid geld die de opdrachtgever beschikbaar heeft om jouw plan uit te voeren. Met je Offerte vertel je welk plan jij aanbiedt en wat dit gaat kosten. Als communicatiedeskundige moet je meestal onderhandelen om het budget te krijgen om je plan te kunnen realiseren. Bepaal daarom minstens drie varianten van je plan met de daarbij behorende budgets:

Op deze manier ben je voorbereid op reacties van de opdrachtgever, en op onderhandelingen. Voor jou als communicatiedeskundige is het meestal gunstig om een zo hoog mogelijk budget uit de onderhandelingen te halen. Het budget voor een campagne of een communicatieafdeling wordt namelijk vaak vastgesteld op basis van voorgaande campagnes of voorgaande jaren.

Eenvoudige manier om budget vast te stellen

De eenvoudigste manier om het budget voor je campagneplan te bepalen is door gewoon de prijzen voor alle middelen en evenementen bij elkaar op te tellen. Vergeet niet om ook de uren te berekenen die (extra) nodig zijn voor het realiseren van je campagne – vooral het inzetten van social media kost nogal veel uren.

Moeilijkheden die je kunt tegenkomen bij deze eenvoudige methode zijn dat lang niet altijd vaststaat wat iets precies gaat kosten en hoeveel uren je ergens voor nodig hebt. Bovendien kunnen prijzen en uurlonen variëren per leverancier en per medewerker.

Budgetteringsmethoden

1. Vanuit organisatie-perspectief

Het budget dat je kan besteden aan je campagne wordt meestal niet alleen bepaald door wat je nodig denkt te hebben, maar ook door de hoeveelheid geld en middelen die er beschikbaar zijn, of die het management van de organisatie ervoor over heeft. Vandaar dat er in het algemeen verschillende budgetteringsmethoden en de factoren die van invloed zijn op het marketingcommmunicatiebudget worden onderscheiden. Dit is ook toepasbaar op andere gespecialiseerde vormen van communicatie, zoals PR, Corporate Communication en Interne Communicatie.

2. Vanuit campagne-perspectief

In het voorgaande zijn de budgetteringsmethoden beschreven vanuit organisatie-niveau. Op campagne-niveau kun je bovendien kijken naar de verdeling tussen het ontwikkelen van de content en het distribueren, met andere woorden: de verhouding tussen de boodschap en de media. In Amerika is het normaal om 80% te besteden aan media, inclusief owned media, opkopen van influencers, etc. In Europa streven we meestal naar een verdeling van 50% voor content creatie – 50% voor media / distributie van content.

• Zie ook: Het Communicatiebudget – Communicatiecoach.com

Bereid je voor op onderhandelingen: onderbouw je budget

Om het uiteindelijke budget vast te stellen dat je voor je campagne mag besteden, moet je onderhandelen. Zelfs als het management een budget heeft vastgesteld, kan je erover onderhandelen of je niet wat meer kan krijgen (al is het maar dat je medewerkers van andere afdelingen kan inzetten of iets dergelijks; het onderhandelen hoeft niet alleen over geld te gaan). Cruciaal bij deze onderhandelingen is de kwaliteit van je argumenten. Onderbouw daarom waarom je communicatiemiddelen, evenementen en mensuren nodig hebt. Dit doe je door gedegen onderzoek en analyse, plus de creatieve oplossingen die je geeft om optimaal om te gaan met problemen. Onderhandelingen zijn een spel van geven en nemen. Bereid je hierop voor door te bedenken wat er eventueel van je plan en budget af kan, en wat je eventueel extra kan doen als er meer beschikbaar blijkt te zijn. Bedenk daarom varianten van je budget.

Meer over budget en offerte:

• Factoren die van invloed zijn op het marcom-budget (o.a. budgetteringsmethoden). – zakelijk.infonu.nl
• Kwantificeren van middelen en effecten
• Het Communicatiebudget – Communicatiecoach.com